Términos de uso y contratación

1. Identificación del prestador

NeoSuite es un servicio de software prestado por:

• Titular: Sergio Domingo Domingo
• NIF: 74635187A
• Domicilio: Calle Ledaña 4, Granada (España)
• Correo electrónico: info@neosuite.es
• Sitio web: https://neosuite.es

La información identificativa del prestador está disponible de forma permanente en el Aviso legal de NeoSuite.

2. Ámbito profesional del servicio

NeoSuite está destinado exclusivamente a empresarios, autónomos, profesionales, sociedades y otras organizaciones que utilicen el servicio en el marco de su actividad empresarial o profesional (en adelante, el «Cliente»).

Al contratar NeoSuite, el Cliente declara que actúa con un propósito relacionado con su actividad empresarial o profesional y no como consumidor o usuario final ajeno a dicha actividad.

Si, no obstante lo anterior, alguna norma imperativa reconociese al Cliente la condición de consumidor, las disposiciones de estos Términos se aplicarán sin perjuicio de los derechos que legalmente no puedan ser excluidos o limitados.

La persona que acepta estos Términos en nombre de una organización declara tener capacidad y poderes suficientes para obligarla.

3. Aceptación y contratación

El Cliente acepta estos Términos mediante la marcación expresa de la casilla correspondiente durante el registro o la contratación, mediante firma de las condiciones particulares o mediante cualquier otro mecanismo de aceptación expresa habilitado por NeoSuite.

La aceptación contractual comprende estos Términos, incluidos sus Anexos I a III, y el encargo de tratamiento establecido en la cláusula 12 y su Anexo I.

La Política de privacidad tiene carácter informativo respecto de los tratamientos en los que NeoSuite actúe como responsable. El Cliente declara haber tenido acceso a ella antes de facilitar sus datos.

La utilización de cookies o tecnologías similares que requieran consentimiento se gestionará mediante un mecanismo separado e independiente de la aceptación de estos Términos, de acuerdo con la normativa aplicable y la Política de cookies.

Antes de concluir la contratación, NeoSuite pondrá a disposición del Cliente, de forma clara, accesible y susceptible de almacenamiento y reproducción:

1. los presentes Términos;
2. el plan, precio, duración y periodicidad de pago;
3. los trámites necesarios para formalizar la contratación;
4. los medios disponibles para identificar y corregir errores;
5. la lengua de contratación; y
6. la información sobre el archivo electrónico del contrato.

NeoSuite confirmará electrónicamente la recepción de la aceptación en los términos legalmente aplicables y conservará evidencia de la contratación, incluyendo, al menos, la versión de los Términos aceptada, fecha y hora, cuenta de usuario y demás información razonablemente necesaria para acreditar la contratación.

Las condiciones aplicables serán las vigentes en el momento de la contratación o renovación, sin perjuicio de las modificaciones realizadas conforme a la cláusula 31.

El orden de prelación en caso de contradicción será: (i) condiciones particulares, presupuestos u órdenes de pedido expresamente aceptados; (ii) la cláusula 12 y los Anexos I a III; (iii) el resto de estos Términos; y (iv) los restantes documentos contractualmente incorporados.

4. Descripción y alcance del servicio

NeoSuite es una plataforma SaaS modular de gestión empresarial que puede incorporar, según el plan contratado, funcionalidades relacionadas, entre otras materias, con: fiscal y facturación; VeriFactu; gastos; gestión laboral y control horario; CRM; documentos; transporte y DeCA; colaboración con asesorías (Advisor 360); informes, alertas, automatizaciones e integraciones.

El Cliente únicamente tendrá acceso a los módulos y capacidades incluidos en su plan o contrato.

No forman parte del servicio contratado las funcionalidades experimentales, demostraciones, versiones beta, desarrollos anunciados o capacidades descritas en documentación técnica, salvo que estén expresamente habilitadas para el Cliente.

NeoSuite podrá evolucionar técnicamente el servicio, modificar su interfaz y sustituir componentes por otros de funcionalidad equivalente, con sujeción a lo previsto en la cláusula 31.

5. NeoSuite es una herramienta de gestión, no un servicio profesional

NeoSuite proporciona herramientas tecnológicas de apoyo a la gestión empresarial.

NeoSuite no presta asesoramiento jurídico, fiscal, contable, laboral, financiero, de transporte ni de prevención de riesgos, ni sustituye la intervención de asesores, gestores, graduados sociales, abogados, contables u otros profesionales cuando sea necesaria.

Los cálculos, avisos, calendarios, borradores, modelos, informes, indicadores, puntuaciones, validaciones, listas de comprobación y demás resultados generados por el sistema tienen carácter instrumental y deben ser revisados por el Cliente o por su asesor cuando corresponda.

La utilización del software no exime al Cliente del cumplimiento de sus obligaciones legales, fiscales, laborales, contables, administrativas o sectoriales.

6. Responsabilidad del Cliente sobre la información introducida

El Cliente es responsable de que la información introducida, importada o transmitida a NeoSuite sea completa, exacta, actualizada y lícita. Esto incluye, entre otros, datos de clientes, proveedores, empleados, facturas, gastos, vehículos, conductores, mercancías, servicios de transporte, documentos y certificados.

NeoSuite procesa y genera documentos y resultados a partir de los datos suministrados por el Cliente. Por ello, no será responsable de errores, rechazos, sanciones, pérdidas o perjuicios derivados de datos incorrectos, incompletos, desactualizados o introducidos fuera de plazo por el Cliente.

Esta exclusión no alcanza a los errores que sean consecuencia de un defecto del software imputable a NeoSuite.

El Cliente deberá revisar la información relevante antes de emitir, presentar, firmar, enviar o utilizar documentos con efectos jurídicos, fiscales, laborales o administrativos.

7. Fiscal, VeriFactu y obligaciones tributarias

Las funciones fiscales y de facturación de NeoSuite constituyen herramientas tecnológicas de apoyo a la gestión y al cumplimiento tributario del Cliente.

Cuando resulte aplicable la normativa reguladora de los sistemas informáticos de facturación, NeoSuite, en su condición de productor o desarrollador del sistema, emitirá y conservará la declaración responsable correspondiente a cada versión del sistema de facturación, en los términos previstos en la normativa vigente. La declaración responsable estará accesible de forma visible en el propio sistema y se pondrá a disposición del Cliente, tanto en el momento de la contratación como posteriormente, en los términos legalmente exigibles.

La declaración responsable no constituye una homologación, autorización o certificación previa de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

El Cliente es responsable de configurar correctamente sus datos fiscales, certificados, series, facturas y demás información necesaria, así como de seleccionar y aplicar el modo de funcionamiento que legalmente le corresponda.

NeoSuite no será responsable de rechazos o imposibilidades de remisión causados por datos incorrectos, certificados inválidos o caducados, indisponibilidad de los sistemas de la AEAT, problemas de comunicaciones, actuaciones de terceros o circunstancias ajenas al control razonable de NeoSuite.

Cuando un rechazo, error o incumplimiento sea consecuencia de un defecto imputable al software de NeoSuite, NeoSuite procederá a su corrección con diligencia razonable y prestará al Cliente la asistencia necesaria para mitigar sus consecuencias.

Los calendarios, avisos y recordatorios fiscales son herramientas auxiliares y no sustituyen el control de plazos y obligaciones que corresponde al Cliente o a sus asesores.

8. Funciones laborales y control horario

El Cliente es responsable de utilizar las funcionalidades laborales y de control horario de conformidad con la normativa aplicable y con sus obligaciones como empleador.

En particular, corresponde al Cliente determinar la legitimidad y configuración de sistemas de geolocalización, centros de trabajo, teletrabajo, fichajes, permisos y cualesquiera tratamientos relacionados con sus empleados; informar previamente a los trabajadores y a sus representantes cuando proceda; y realizar las evaluaciones de impacto que resulten exigibles.

NeoSuite facilita el registro y conservación de información, pero no garantiza por sí mismo que la organización concreta del Cliente cumpla todas las obligaciones laborales, convencionales, de protección de datos o de información a los trabajadores.

9. Transporte y DeCA

NeoSuite Transporte permite generar y gestionar documentación de transporte a partir de la información facilitada por el Cliente.

El Cliente es responsable de:

• la exactitud de los datos del servicio, mercancía, cargador, transportista, destinatario, vehículos y demás intervinientes;
• la emisión del documento en el momento legalmente exigible;
• la vigencia de permisos, ITV, seguros, CAP, tacógrafo y demás documentación necesaria; y
• el cumplimiento de cualesquiera obligaciones específicas aplicables al transporte realizado, conforme a la normativa vigente en el momento del servicio.

Las listas de comprobación y validaciones automáticas son mecanismos de ayuda y no sustituyen la verificación profesional o administrativa que pueda ser necesaria.

10. Asesorías y terceros autorizados por el Cliente

El Cliente podrá autorizar a asesorías, gestorías u otros profesionales a acceder a su cuenta o a determinados datos. Dichos terceros actuarán dentro del alcance de la autorización concedida por el Cliente, que podrá revocarla conforme a las funcionalidades disponibles y a las obligaciones legales aplicables.

NeoSuite no responde de las actuaciones, instrucciones, asesoramiento o resultados de dichos terceros, ni de los accesos que el Cliente les haya concedido, salvo cuando la responsabilidad derive directamente de un defecto o incumplimiento imputable a NeoSuite.

Cuando una asesoría, gestoría o despacho utilice NeoSuite para tratar datos por cuenta de uno de sus clientes en calidad de encargado del tratamiento, NeoSuite tendrá, respecto de dichos tratamientos, la condición de subencargado. En ese caso, la asesoría garantiza que cuenta con la autorización del responsable del tratamiento para recurrir a NeoSuite como subencargado y que ha formalizado con él los contratos que legalmente le correspondan.

Cuando la asesoría determine autónomamente los fines y medios de un tratamiento realizado para su propia prestación profesional, la condición de responsable, encargado o corresponsable de cada interviniente se determinará conforme a las circunstancias del tratamiento y a la normativa aplicable.

Cada parte será responsable de formalizar los contratos de tratamiento de datos que legalmente le correspondan.

11. Cuenta, usuarios y seguridad de acceso

El Cliente deberá mantener actualizada la información de su cuenta y proteger las credenciales de acceso.

El Cliente responde de las actuaciones realizadas por los usuarios autorizados bajo su organización, salvo uso fraudulento imputable directamente a una vulneración de seguridad de NeoSuite.

No deberán compartirse cuentas personales entre varias personas cuando el servicio permita crear usuarios independientes.

El Cliente deberá comunicar sin demora cualquier acceso no autorizado o sospecha de compromiso de sus credenciales.

12. Protección de datos

12.1. Roles

Respecto de los datos personales que el Cliente introduzca en NeoSuite (incluidos datos de empleados, clientes, proveedores, conductores u otras personas), el Cliente actuará, con carácter general, como responsable del tratamiento y NeoSuite como encargado, salvo que las circunstancias concretas determinen legítimamente otra distribución de roles. Respecto de los datos de los usuarios de la cuenta y de contacto comercial, NeoSuite actúa como responsable conforme a su Política de privacidad.

12.2. Base jurídica

El Cliente es responsable de disponer de base jurídica suficiente para introducir y tratar los datos personales en NeoSuite y de cumplir los deberes de información frente a los interesados.

12.3. Contrato de encargo

Esta cláusula y su Anexo I constituyen el contrato de encargo de tratamiento entre las partes. Su duración coincide con la del contrato. El objeto es la prestación del servicio; la naturaleza del tratamiento es el alojamiento, almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos; y las categorías de datos e interesados son las indicadas en el Anexo I.

12.4. Obligaciones de NeoSuite como encargado

NeoSuite:

• tratará los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente, que se concretan en estos Términos, la configuración del servicio y las instrucciones legítimas posteriores, e informará al Cliente si considera que una instrucción infringe la normativa;
• garantizará que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a la confidencialidad;
• aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, conforme a la cláusula 19 y al Anexo III;
• asistirá al Cliente, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, para atender el ejercicio de derechos de los interesados y para cumplir sus obligaciones de seguridad, evaluaciones de impacto y consultas a la autoridad de control;
• notificará al Cliente sin dilación indebida cualquier violación de seguridad de los datos personales de la que tenga conocimiento y facilitará progresivamente la información disponible necesaria para que el Cliente pueda cumplir sus obligaciones de notificación; NeoSuite procurará efectuar la primera comunicación dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a tener conocimiento de la violación, siempre que resulte razonablemente posible;
• a elección del Cliente, en su condición de responsable del tratamiento, devolverá o suprimirá los datos personales una vez finalizada la prestación de los servicios de tratamiento, y suprimirá las copias existentes, incluidas las copias de seguridad conforme a su ciclo ordinario de rotación, durante el cual los datos permanecerán protegidos y no serán objeto de tratamiento distinto de su conservación, sin perjuicio de los periodos de recuperación previstos en la cláusula 20 y salvo que el Derecho de la Unión Europea o español exija su conservación; y
• pondrá a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de estas obligaciones.

El Cliente podrá realizar una auditoría anual con treinta (30) días de preaviso, a su cargo, en horario laboral, sin comprometer la seguridad ni la confidencialidad de otros clientes y sujeta a obligaciones de confidencialidad. NeoSuite podrá satisfacer razonablemente esta obligación mediante informes, certificaciones o documentación equivalente disponible cuando permita acreditar adecuadamente el cumplimiento.

12.5. Subencargados

El Cliente autoriza con carácter general la contratación de subencargados necesarios para la prestación del servicio.

NeoSuite mantendrá una lista nominativa y actualizada de los subencargados efectivamente utilizados, indicando, al menos, la identidad del proveedor, la finalidad o categoría de servicio, la ubicación principal del tratamiento y, cuando proceda, el mecanismo utilizado para las transferencias internacionales. La lista estará disponible en la sección legal del sitio web de NeoSuite o será facilitada electrónicamente al Cliente.

NeoSuite informará de cualquier incorporación o sustitución con al menos quince (15) días de antelación cuando el cambio afecte a un tratamiento encargado. El Cliente podrá oponerse por motivos razonables relacionados con la protección de datos dentro de ese plazo. Si no se alcanza una solución razonable, el Cliente podrá resolver el contrato conforme a la cláusula 23.5.

La referencia a categorías de proveedores en el Anexo I no autoriza por sí sola la utilización de cualquier proveedor perteneciente a dicha categoría; únicamente podrán intervenir los subencargados incluidos en la lista actualizada.

NeoSuite impondrá a los subencargados obligaciones de protección de datos sustancialmente equivalentes a las asumidas frente al Cliente y responderá frente a este del cumplimiento de las obligaciones que legalmente le correspondan como encargado.

12.6. Transferencias internacionales

NeoSuite no realizará transferencias internacionales de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo salvo que exista una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía válida conforme a la normativa aplicable.

13. Contenido y documentación del Cliente

El Cliente conserva la titularidad y responsabilidad sobre los datos y documentos que introduzca en NeoSuite.

El Cliente concede a NeoSuite únicamente los derechos necesarios para alojar, copiar, transformar técnicamente, procesar y transmitir dichos datos con la finalidad de prestar el servicio.

NeoSuite no adquiere derechos de propiedad sobre la información empresarial del Cliente. NeoSuite podrá utilizar métricas técnicas de uso del servicio, agregadas y que no identifiquen al Cliente ni a personas físicas, para mantener, proteger y mejorar la plataforma.

El Cliente garantiza que tiene derecho a introducir y utilizar en la plataforma los contenidos y documentos que aporte.

14. Planes, límites y uso

Cada suscripción puede establecer límites de capacidad, tales como número de usuarios, empleados, facturas, vehículos, conductores, almacenamiento u otros parámetros comunicados antes de la contratación.

El Cliente deberá respetar dichos límites. Cuando se superen, NeoSuite podrá ofrecer la ampliación correspondiente, aplicar los suplementos previamente comunicados o limitar nuevas altas hasta que el Cliente regularice su plan.

Las referencias comerciales a recursos «ilimitados» o «sin límite» significan que no existe una cuota ordinaria por unidad dentro del uso normal de la actividad propia del Cliente. No amparan la reventa del servicio, la utilización por terceros ajenos a la organización del Cliente, la generación automatizada masiva desvinculada de su actividad empresarial ni usos extraordinarios destinados a agotar, degradar o perjudicar los recursos de la plataforma. Todo uso quedará, en cualquier caso, sujeto a la cláusula 21.

NeoSuite no eliminará automáticamente información existente exclusivamente como consecuencia de haber superado una cuota, salvo que resulte necesario por razones legales, de seguridad o tras la terminación del servicio conforme a estos Términos.

15. Pruebas gratuitas y funcionalidades beta

Las pruebas gratuitas, pilotos y funcionalidades identificadas como beta, experimental, demo o preview se ofrecen en el estado en que se encuentran, sin compromisos específicos de disponibilidad o nivel de servicio, y pueden modificarse, limitarse o retirarse. No deben utilizarse como único mecanismo para procesos críticos.

Al finalizar una prueba gratuita, NeoSuite podrá limitar el acceso salvo que el Cliente contrate un plan, sin perjuicio de su derecho a exportar sus datos conforme a la cláusula 20.

16. Precios, facturación y renovación

El precio, periodicidad de pago, impuestos, límites, duración y condiciones específicas se mostrarán antes de contratar. Los precios se entenderán sin impuestos salvo indicación expresa en contrario.

Salvo pacto distinto, el precio de cada periodo se abonará por anticipado al inicio de dicho periodo.

Cuando un plan tenga renovación automática, esta circunstancia y su periodicidad se mostrarán antes de la contratación. El Cliente podrá evitar futuras renovaciones mediante los mecanismos disponibles antes de la fecha de renovación. En los planes de periodicidad anual, NeoSuite enviará un aviso de la próxima renovación con al menos quince (15) días de antelación.

NeoSuite podrá revisar los precios para periodos futuros comunicándolo con al menos treinta (30) días de antelación a la renovación. Si el Cliente no está conforme, podrá cancelar la renovación antes de que surta efecto la revisión.

Los pagos vencidos devengarán los intereses de demora y las compensaciones por costes de cobro previstos en la normativa sobre morosidad en operaciones comerciales.

Salvo norma imperativa, condición particular o incumplimiento imputable a NeoSuite que justifique otra solución, los importes correspondientes a periodos de servicio ya iniciados no serán reembolsables por decisión unilateral del Cliente.

El impago podrá dar lugar a la suspensión del servicio tras requerimiento o aviso razonable, salvo que exista una necesidad urgente de suspensión.

17. Integraciones y servicios de terceros

Determinadas funcionalidades pueden depender de servicios externos, incluyendo organismos públicos, servicios de correo electrónico, proveedores de firma, pasarelas de pago, proveedores OCR, infraestructura de alojamiento u otras APIs.

NeoSuite no controla la disponibilidad, continuidad ni modificaciones realizadas unilateralmente por dichos terceros, y no responderá de interrupciones o fallos causados exclusivamente por servicios externos y fuera de su control razonable, sin perjuicio de las obligaciones que legalmente le correspondan.

La retirada o modificación de una API o servicio externo podrá obligar a modificar, suspender o sustituir la integración afectada.

18. Disponibilidad, mantenimiento y soporte

NeoSuite empleará medios razonables para mantener el servicio operativo y seguro.

Salvo que exista un acuerdo de nivel de servicio específico, no se garantiza una disponibilidad ininterrumpida ni la ausencia absoluta de errores.

El servicio podrá interrumpirse temporalmente por mantenimiento, actualizaciones, migraciones, incidencias de seguridad, fuerza mayor o actuaciones necesarias para preservar la integridad de la plataforma. Cuando resulte razonablemente posible, NeoSuite informará previamente de los mantenimientos programados que puedan causar una interrupción significativa. Las intervenciones urgentes de seguridad o estabilidad podrán realizarse sin preaviso.

El soporte se prestará por los canales y en los horarios indicados en el plan contratado o en el sitio web.

19. Seguridad de la información

NeoSuite aplicará medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionadas al riesgo para proteger la plataforma y los datos del Cliente frente a accesos no autorizados, pérdida, destrucción o alteración.

Las medidas de seguridad de carácter contractual se describen en el Anexo III. Dichas medidas podrán evolucionar para adaptarse a cambios tecnológicos, nuevas amenazas o exigencias normativas, siempre que no se reduzca de forma material el nivel general de protección.

NeoSuite informará al Cliente sin dilación indebida de los incidentes de seguridad que afecten de forma significativa a sus datos y colaborará razonablemente en su gestión. Las comunicaciones sobre certificaciones, estándares o medidas de seguridad se limitarán a aquellas que NeoSuite tenga efectivamente implantadas o pueda acreditar. Más información en la página de Seguridad.

20. Exportación, conservación, portabilidad y cambio de proveedor

20.1. Copias y exportación ordinaria

NeoSuite podrá mantener mecanismos de copia destinados a la continuidad y recuperación del servicio. Estas copias técnicas no sustituyen las obligaciones legales del Cliente de conservar sus propios documentos o registros cuando una norma le imponga dicha conservación.

El Cliente podrá utilizar, durante la vigencia del contrato y durante los periodos previstos en esta cláusula, las funcionalidades de descarga y exportación disponibles.

20.2. Cambio de proveedor

Cuando NeoSuite tenga la consideración de proveedor de servicios de tratamiento de datos y resulte aplicable el Reglamento (UE) 2023/2854, se aplicará el régimen de cambio de proveedor previsto en las cláusulas 20.3 a 20.11 y en el Anexo II. En tal caso, el Cliente podrá solicitar: (a) el cambio a otro proveedor de servicios de tratamiento de datos; (b) la migración a una infraestructura TIC propia; o (c) la eliminación de sus datos exportables y activos digitales. En los restantes supuestos, NeoSuite facilitará las funcionalidades ordinarias de descarga y exportación previstas en estos Términos, sin que ello implique la asunción de obligaciones adicionales a las legalmente exigibles.

20.3. Preaviso

El plazo de preaviso para iniciar el proceso de cambio no excederá de dos (2) meses desde la recepción de una solicitud válida del Cliente. Las partes podrán acordar un plazo inferior.

20.4. Periodo transitorio

Finalizado el plazo de preaviso, NeoSuite facilitará el proceso de cambio dentro de un periodo transitorio máximo ordinario de treinta (30) días naturales, durante el cual:

• continuará prestando el servicio en condiciones sustancialmente equivalentes, salvo lo necesario para efectuar la migración;
• prestará asistencia razonable al Cliente;
• colaborará con el proveedor de destino o tercero autorizado cuando resulte necesario;
• mantendrá medidas adecuadas de seguridad; e
• informará de los riesgos conocidos que puedan afectar a la continuidad del proceso.

Cuando el periodo de treinta (30) días sea técnicamente inviable, NeoSuite comunicará dicha circunstancia al Cliente dentro de los catorce (14) días hábiles posteriores a la solicitud, explicará las razones técnicas y propondrá un periodo alternativo que no excederá de siete (7) meses, sin perjuicio de las extensiones que el Cliente pueda solicitar cuando la normativa lo permita.

20.5. Datos exportables

Sin perjuicio del formato técnicamente disponible en cada módulo, son datos exportables:

• datos identificativos y de configuración de la empresa;
• clientes y proveedores;
• facturas, gastos y registros de facturación y fiscales;
• movimientos y conciliaciones importados por el Cliente;
• empleados y datos laborales;
• registros de jornada, permisos y turnos;
• contactos potenciales, oportunidades y actividades de CRM;
• documentos y sus metadatos vinculados al Cliente;
• servicios de transporte, DeCA, vehículos y conductores;
• hitos, incidencias y pruebas de entrega;
• tareas, solicitudes, comentarios y documentación de Advisor 360 vinculados al Cliente; y
• registros de auditoría directamente relacionados con la actividad del Cliente, cuando sean técnicamente exportables y su entrega no comprometa derechos de terceros ni la seguridad del servicio.

Los datos se facilitarán en formatos estructurados, de uso común y legibles por máquina cuando resulte técnicamente posible y conforme a la naturaleza del dato.

20.6. Datos excluidos

No tendrán la consideración de datos exportables, por afectar a secretos empresariales, propiedad intelectual, derechos de terceros o seguridad del servicio:

• el código fuente;
• los algoritmos internos no necesarios para la portabilidad del Cliente;
• las credenciales y secretos del sistema;
• las claves privadas;
• las reglas internas antifraude o de seguridad;
• la telemetría interna de infraestructura;
• las configuraciones internas no pertenecientes al Cliente;
• la información de otros clientes; y
• los datos cuya entrega esté legalmente prohibida.

Esta exclusión no podrá utilizarse para impedir o retrasar injustificadamente el proceso de cambio.

20.7. Recuperación posterior

Concluido el periodo transitorio, el Cliente dispondrá de un periodo adicional mínimo de treinta (30) días naturales para recuperar los datos exportables. Durante dicho periodo NeoSuite podrá limitar la cuenta a las funciones necesarias de consulta y exportación.

Cuando el contrato termine por cualquier causa sin que el Cliente haya ejercido el derecho de cambio de proveedor, el Cliente dispondrá igualmente de al menos treinta (30) días naturales desde la fecha de terminación para recuperar sus datos exportables, con el mismo régimen de acceso limitado.

20.8. Eliminación

NeoSuite eliminará los datos exportables y activos digitales del Cliente cuando:

• se haya completado el proceso de cambio y venza el periodo de recuperación de la cláusula 20.7; o
• hayan transcurrido noventa (90) días desde la terminación del contrato sin que el cambio se haya completado por causas ajenas a NeoSuite, previo aviso al Cliente.

Se exceptúan los datos cuya conservación resulte legalmente obligatoria o necesaria para el ejercicio o defensa de reclamaciones. Cuando el cambio de proveedor se complete con éxito, el contrato se entenderá terminado y NeoSuite lo notificará al Cliente.

20.9. Costes de cambio

Cuando resulte aplicable el régimen de cambio de proveedor del Reglamento (UE) 2023/2854, hasta el 11 de enero de 2027 cualquier coste específico que pudiera repercutirse por dicho proceso estará limitado a los costes directamente vinculados al mismo y dentro de los límites permitidos por la normativa. A partir del 12 de enero de 2027, NeoSuite no cobrará costes por el proceso de cambio de proveedor en los términos exigidos por dicho Reglamento.

20.10. Infraestructura y acceso internacional a datos

Cuando resulte aplicable la normativa sobre cambio de proveedor y acceso internacional a datos no personales, la información legalmente exigible sobre la jurisdicción a la que está sujeta la infraestructura TIC utilizada por NeoSuite y las medidas aplicadas frente a accesos internacionales estará disponible en la sección legal del sitio web https://neosuite.es.

20.11. Información técnica sobre portabilidad

Cuando resulte aplicable la normativa sobre cambio de proveedor, NeoSuite mantendrá una referencia en línea actualizada con la información legalmente exigible sobre los procedimientos de exportación y cambio, los métodos y formatos disponibles, las limitaciones técnicas conocidas, las principales estructuras de datos exportables y, cuando proceda, las normas y especificaciones de interoperabilidad utilizadas.

Dicha información estará disponible en la sección legal o técnica del sitio web https://neosuite.es.

21. Uso aceptable

Queda prohibido utilizar NeoSuite para actividades ilícitas, fraudulentas o contrarias a derechos de terceros.

Igualmente queda prohibido:

• intentar acceder sin autorización a cuentas, datos o sistemas;
• eludir controles de seguridad o cuotas;
• introducir malware;
• realizar pruebas de carga o seguridad no autorizadas;
• utilizar medios automatizados de forma abusiva;
• revender o sublicenciar el servicio sin autorización;
• realizar ingeniería inversa salvo en los supuestos expresamente permitidos por la ley; o
• utilizar NeoSuite de forma que pueda perjudicar a la infraestructura o a otros clientes.

22. Suspensión

NeoSuite podrá suspender total o parcialmente el acceso cuando exista impago, incumplimiento grave de estos Términos, riesgo de seguridad, utilización ilícita, orden de autoridad competente, superación abusiva de recursos o riesgo para la plataforma o terceros.

Siempre que las circunstancias lo permitan, se informará previamente al Cliente y se le dará una oportunidad razonable para subsanar. En situaciones urgentes de seguridad, fraude o cumplimiento legal, la suspensión podrá ser inmediata.

La suspensión se levantará cuando desaparezca su causa, siempre que no concurra un supuesto de resolución contractual. Durante la suspensión el Cliente conservará la posibilidad de exportar sus datos, salvo que una orden de autoridad o un riesgo grave de seguridad lo impidan.

23. Duración y terminación

El contrato tendrá la duración correspondiente al plan contratado y, cuando se haya pactado renovación automática, se renovará conforme a la cláusula 16.

23.1. Cancelación de renovación

El Cliente podrá cancelar en cualquier momento la renovación futura antes de que se produzca la siguiente renovación. La cancelación no afectará al periodo ya contratado y abonado.

23.2. Terminación anticipada por voluntad del Cliente

Salvo condición particular, derecho legal que resulte aplicable o incumplimiento imputable a NeoSuite que justifique otra solución, la baja anticipada solicitada por el Cliente no generará derecho al reembolso de la parte no consumida del periodo contratado.

23.3. Resolución por incumplimiento

Cualquiera de las partes podrá resolver el contrato cuando la otra incurra en un incumplimiento esencial y no lo subsane dentro de un plazo razonable tras requerimiento escrito.

No será necesario conceder plazo de subsanación cuando el incumplimiento sea insubsanable, exista fraude, actividad ilícita, incumplimiento grave de confidencialidad o protección de datos, o riesgo grave para la seguridad del servicio o de terceros.

23.4. Cambio de proveedor

Cuando el Cliente ejerza un derecho de cambio de proveedor, migración o supresión, se aplicará el procedimiento de la cláusula 20 y del Anexo II.

23.5. Resolución por oposición a subencargados o por modificaciones

En los supuestos previstos en las cláusulas 12.5 y 31, el Cliente podrá resolver el contrato mediante comunicación escrita dentro del plazo allí indicado, con reembolso proporcional del periodo prepagado no consumido.

23.6. Terminación por NeoSuite sin incumplimiento

NeoSuite podrá no renovar el contrato comunicándolo al Cliente con al menos sesenta (60) días de antelación a la fecha de renovación. NeoSuite podrá asimismo cesar definitivamente la prestación del servicio con un preaviso de noventa (90) días, reembolsando la parte proporcional del periodo prepagado no consumido y aplicando la cláusula 20.

23.7. Efectos

La terminación no afectará a derechos, pagos u obligaciones devengados con anterioridad.

24. Propiedad intelectual

NeoSuite, su código, diseño, marca, interfaces, documentación, bases de datos estructurales y demás elementos propios pertenecen a Sergio Domingo Domingo o a sus respectivos licenciantes.

Durante la vigencia de la suscripción se concede al Cliente un derecho limitado, no exclusivo y no transferible de utilización de las funcionalidades contratadas para sus necesidades internas empresariales, sujeto a suspensión o terminación únicamente conforme a estos Términos.

La suscripción no implica transmisión de derechos de propiedad intelectual. Los componentes de terceros o de código abierto incluidos en el servicio se rigen por sus propias licencias.

El Cliente concede a NeoSuite el derecho a utilizar libremente las sugerencias y comentarios que envíe sobre el servicio, sin obligación de compensación y sin que ello incluya datos personales, secretos empresariales o información confidencial del Cliente.

25. Confidencialidad

NeoSuite tratará como confidencial la información empresarial no pública a la que pueda acceder con motivo de la prestación del servicio. El Cliente deberá asimismo preservar la confidencialidad de documentación técnica, credenciales y otra información de NeoSuite que razonablemente tenga carácter confidencial.

Esta obligación no afectará a información pública, conocida legítimamente con anterioridad o cuya divulgación resulte obligatoria por ley o resolución de autoridad competente. Cada parte podrá comunicar la información a sus asesores, empleados y colaboradores que necesiten conocerla y estén sujetos a un deber equivalente de confidencialidad.

La obligación de confidencialidad subsistirá durante cinco (5) años desde la terminación del contrato y sin límite temporal respecto de los datos personales y los secretos empresariales mientras mantengan dicha condición.

26. Garantías

NeoSuite prestará el servicio con un nivel de diligencia razonablemente exigible a un proveedor de software de sus características.

No se garantiza que el servicio satisfaga necesidades particulares no recogidas en el plan o contrato, ni que cualquier resultado obtenido mediante el software sea jurídicamente, fiscalmente o empresarialmente adecuado para todas las circunstancias particulares del Cliente.

Salvo lo expresamente previsto en estos Términos y sin perjuicio de las garantías que no puedan excluirse por norma imperativa, se excluyen las garantías implícitas de idoneidad para un fin particular.

27. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la normativa aplicable, NeoSuite responderá únicamente por los daños directos, reales, acreditados y causalmente imputables a un incumplimiento contractual de NeoSuite.

Salvo que una norma imperativa disponga otra cosa, NeoSuite no responderá por daños indirectos, pérdida de oportunidades, pérdida de beneficios esperados, pérdida de reputación, interrupciones de negocio ni consecuencias derivadas de decisiones adoptadas exclusivamente a partir de datos, alertas, cálculos o informes que debían ser revisados por el Cliente.

Límite general. La responsabilidad agregada de NeoSuite frente al Cliente por hechos relacionados con el servicio quedará limitada al mayor de los siguientes importes: (a) lo efectivamente abonado por el Cliente a NeoSuite durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación; o (b) trescientos (300) euros.

Límite específico para datos y confidencialidad. Para los incumplimientos de la cláusula 12 (protección de datos) y de la cláusula 25 (confidencialidad), el límite será el mayor entre dos (2) veces el importe indicado en la letra (a) anterior y mil (1.000) euros.

Excepciones. Ningún límite ni exclusión será aplicable a la responsabilidad derivada de dolo, culpa grave ni de aquellos otros supuestos en que una norma imperativa no permita limitar o excluir la responsabilidad.

Las limitaciones de esta cláusula regulan exclusivamente la distribución contractual de responsabilidad entre NeoSuite y el Cliente. No limitan los derechos que la normativa reconozca directamente a terceros o interesados, ni las potestades sancionadoras, inspectoras o correctoras de las autoridades públicas.

28. Reclamaciones de terceros

28.1. Por el Cliente

El Cliente mantendrá indemne a NeoSuite frente a las reclamaciones de terceros que sean consecuencia directa de contenido ilícito incorporado por el Cliente, vulneración de derechos de terceros por su parte, ausencia de legitimación para tratar datos personales, o utilización del servicio contraria a estos Términos.

28.2. Procedimiento

La parte que reciba una reclamación la comunicará sin demora a la otra, permitirá que la parte obligada asuma su defensa si lo solicita y cooperará razonablemente. Ninguna de las partes llegará a un acuerdo que imponga obligaciones a la otra sin su consentimiento.

28.3. Límites

Esta cláusula no ampliará la responsabilidad del Cliente más allá de aquello que legalmente le corresponda ni excluirá responsabilidades propias de NeoSuite.

29. Fuerza mayor

Ninguna de las partes responderá de retrasos o incumplimientos debidos a acontecimientos imprevisibles o inevitables fuera de su control razonable, durante el tiempo y en la medida en que impidan el cumplimiento.

Podrán incluirse, según las circunstancias, fallos generalizados de telecomunicaciones o energía, desastres naturales, conflictos, ataques graves de terceros, decisiones administrativas o indisponibilidades generales de servicios esenciales. Lo anterior no exonerará del cumplimiento de obligaciones que razonablemente pudieran haberse evitado o mitigado.

Si la causa de fuerza mayor se prolonga más de treinta (30) días, cualquiera de las partes podrá resolver el contrato, sin perjuicio de las obligaciones devengadas con anterioridad.

30. Cesión y subcontratación

El Cliente no podrá ceder el contrato sin consentimiento previo y por escrito de NeoSuite, que no lo denegará sin causa razonable.

NeoSuite podrá ceder el contrato a una entidad que le suceda en el negocio, comunicándolo al Cliente, y podrá subcontratar servicios técnicos respondiendo del cumplimiento de las obligaciones que legal o contractualmente le correspondan. Los cambios de titularidad se comunicarán con antelación razonable y no reducirán los derechos del Cliente.

31. Modificaciones del servicio y de los Términos

NeoSuite podrá modificar el servicio y estos Términos cuando resulte necesario por cambios legales, técnicos, de seguridad, evolución funcional o mejora del servicio.

Las modificaciones se comunicarán con un preaviso de treinta (30) días mediante correo electrónico a la dirección de la cuenta o aviso dentro de NeoSuite. Cuando la modificación perjudique de manera sustancial al Cliente, este podrá resolver el contrato dentro de ese plazo conforme a la cláusula 23.5.

Las modificaciones exigidas por la ley o por razones urgentes de seguridad podrán aplicarse de inmediato.

Si durante un periodo ya abonado se eliminara sin sustitución una funcionalidad esencial expresamente incluida en el plan, y la modificación no viniera impuesta por causas legales o ajenas al control razonable de NeoSuite, se ofrecerá una solución proporcionada al impacto producido.

La utilización del servicio después de la entrada en vigor de una modificación comunicada conforme a esta cláusula implicará la aplicación de la nueva versión, siempre que el Cliente haya dispuesto del plazo de información correspondiente y no haya ejercitado su derecho de resolución.

NeoSuite conservará un histórico de las versiones de estos Términos y de sus fechas de vigencia.

32. Referencias comerciales

NeoSuite no utilizará el nombre, marca o logotipo del Cliente como referencia comercial sin su autorización previa y expresa.

33. Comunicaciones

Las comunicaciones contractuales podrán realizarse a través de la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta, avisos dentro de NeoSuite u otros medios electrónicos facilitados por el Cliente. Las comunicaciones del Cliente a NeoSuite se dirigirán a info@neosuite.es. Las comunicaciones relativas a protección de datos personales, incluido el ejercicio de derechos y los avisos de subencargados, podrán dirigirse a privacidad@neosuite.es.

El Cliente deberá mantener actualizados sus datos de contacto. Las comunicaciones se considerarán recibidas cuando hayan sido puestas a disposición en la cuenta o enviadas correctamente a la dirección facilitada, sin perjuicio de las normas imperativas que exijan otra forma.

34. Idioma

Estos Términos se redactan en español. En caso de traducción, prevalecerá la versión en español, salvo que una norma imperativa establezca otra cosa.

35. Legislación aplicable y resolución de controversias

Estos Términos se regirán por la legislación española, sin perjuicio de las normas imperativas que puedan resultar aplicables.

Cuando resulte legalmente exigible como requisito de procedibilidad, antes de ejercitar una acción judicial las partes acudirán a un medio adecuado de solución de controversias conforme a la legislación aplicable. Podrán, a estos efectos, desarrollar una negociación directa mediante comunicación escrita que identifique suficientemente el objeto de la controversia y permita acreditar su envío, recepción o intento de recepción; las comunicaciones dirigidas a NeoSuite se remitirán a info@neosuite.es. La terminación de la negociación y los plazos para entender cumplido el requisito de procedibilidad se regirán por la normativa aplicable.

Lo anterior no impedirá solicitar medidas cautelares o urgentes, ejercitar acciones legalmente exceptuadas de negociación previa ni realizar actuaciones necesarias para evitar la prescripción o caducidad de derechos.

Las condiciones particulares aceptadas individualmente por el Cliente podrán establecer un fuero específico cuando ello resulte jurídicamente válido.

36. Nulidad parcial y no renuncia

Si alguna cláusula de estos Términos fuera declarada inválida, nula o inaplicable, dicha circunstancia no afectará al resto de las condiciones, que continuarán vigentes en la medida legalmente posible.

La falta de ejercicio de un derecho por cualquiera de las partes no supondrá renuncia a él.

37. Integridad contractual

Estos Términos, junto con las condiciones particulares aceptadas, el encargo de tratamiento de la cláusula 12 y los Anexos I a III, y demás documentos expresamente incorporados, regulan la relación contractual correspondiente al uso de NeoSuite. La Política de privacidad tiene el carácter informativo previsto en la cláusula 3.

En caso de contradicción, se aplicará el orden de prelación de la cláusula 3.

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NeoSuite · Términos de uso y contratación

Anexo I. Encargo de tratamiento de datos personales

Objeto: prestación del servicio NeoSuite al Cliente.

Duración: la del contrato, más los periodos de recuperación y eliminación previstos en la cláusula 20.

Categorías de interesados: empleados y colaboradores del Cliente; clientes; proveedores; transportistas; conductores; usuarios autorizados; y otras personas de contacto cuyos datos el Cliente introduzca.

Categorías de datos: datos identificativos y de contacto; datos fiscales y de facturación; datos laborales, incluidos fichajes, horarios y permisos; datos de transporte, vehículos, conductores y mercancías; datos de geolocalización cuando el Cliente la active; documentos aportados por el Cliente; metadatos derivados de la utilización de las funcionalidades contratadas; y datos de categorías especiales que el Cliente pueda introducir en el ámbito laboral (por ejemplo, información sobre bajas médicas). Cuando el Cliente introduzca datos pertenecientes a categorías especiales, declara y garantiza que su tratamiento resulta necesario para la finalidad correspondiente, que concurre una de las circunstancias habilitantes previstas en el artículo 9.2 del Reglamento (UE) 2016/679 y que limitará los datos introducidos a los estrictamente necesarios.

Operaciones de tratamiento: recogida o recepción, registro, estructuración, alojamiento, conservación, consulta, organización, modificación técnica, transmisión, exportación, recuperación y eliminación, en la medida necesaria para prestar el servicio.

Categorías de subencargados autorizados: proveedores de infraestructura de alojamiento y copias de seguridad; servicios de correo electrónico transaccional; proveedores de OCR y procesamiento de documentos; proveedores de firma electrónica cuando la función esté habilitada; pasarelas de pago; herramientas de soporte técnico; y otros proveedores técnicos necesarios que figuren en la lista nominativa actualizada.

La lista nominativa de subencargados, con la información indicada en la cláusula 12.5, estará disponible en la sección legal del sitio web de NeoSuite o será facilitada electrónicamente al Cliente.

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NeoSuite · Términos de uso y contratación

Anexo II. Portabilidad y cambio de proveedor

Ámbito de aplicación: este Anexo será exigible cuando NeoSuite tenga la consideración de proveedor de servicios de tratamiento de datos y resulte aplicable el régimen de cambio de proveedor previsto en el Reglamento (UE) 2023/2854, sin perjuicio de las funcionalidades ordinarias de exportación ofrecidas por NeoSuite en los restantes supuestos.

Proveedor de origen: NeoSuite.

Canal para solicitar la migración o cambio: info@neosuite.es.

Preaviso máximo: dos (2) meses.

Periodo transitorio ordinario: máximo treinta (30) días naturales desde la finalización del preaviso.

Periodo alternativo por inviabilidad técnica: el que resulte necesario y se justifique, sin exceder de siete (7) meses salvo las ampliaciones legalmente permitidas.

Periodo posterior de recuperación: mínimo treinta (30) días naturales.

Formatos de exportación: CSV, JSON, XML, ZIP, PDF y otros formatos equivalentes, según la naturaleza del dato y las capacidades técnicas de cada módulo.

Datos exportables: los enumerados en la cláusula 20.5.

Datos no exportables: los enumerados en la cláusula 20.6.

Costes: conforme a la cláusula 20.9.

Información sobre infraestructura y acceso internacional: disponible en la sección legal del sitio web https://neosuite.es. Los datos se alojan en servidores situados en Alemania (Unión Europea).

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NeoSuite · Términos de uso y contratación

Anexo III. Medidas de seguridad

Conforme a la cláusula 19, NeoSuite aplica, entre otras, las siguientes medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo. La descripción detallada y actualizada está disponible también en la página de Seguridad.

• Residencia de datos: infraestructura y copias de seguridad orientadas a la Unión Europea (Alemania).
• Control de acceso: autenticación de usuarios, roles y permisos por módulo, aislamiento multiempresa y, cuando proceda, portal de asesoría segregado; posibilidad de autenticación de doble factor (2FA).
• Cifrado en tránsito: comunicaciones HTTPS/TLS entre cliente y servidor.
• Gestión de sesiones: cookies de sesión y tokens CSRF; cierre por inactividad según configuración.
• Trazabilidad: registros de auditoría de acciones relevantes y logs operativos con retención definida.
• Copias de seguridad y retención: mecanismos de backup y políticas de conservación alineadas con la continuidad del servicio y las obligaciones legales aplicables.
• Respuesta a incidentes: procedimientos internos de contención y canales de notificación al Cliente y, cuando proceda, a la autoridad y a los afectados, conforme a la cláusula 12.4.
• Personal autorizado: acceso limitado a personas que necesitan conocerlo y compromiso de confidencialidad.
• Evolución: las medidas podrán actualizarse por cambios tecnológicos o normativos sin reducir de forma material el nivel general de protección.